Nicht verwendete Formatvorlagen löschen

[Frank Peters]

Hallo,

Word (2003) hat offensichtlich die Angewohnheit, einmal für ein
bestimmtes Dokument angelegte Formatvorlagen auch für die nachfolgenden
Dokumente bereit zu halten.

Gibt es eine einfache Möglichkeit, aus in einem Dokument (das man z. B.
weitergeben möchte) alle Formatvorlagen zu entfernen, die in diesem
Dokument nicht verwendet werden?

Frank

[Lisa Wilke-Thissen]

Hallo Frank,

Word (2003) hat offensichtlich die Angewohnheit, einmal für ein bestimmtes
Dokument angelegte Formatvorlagen auch für die nachfolgenden Dokumente
bereit zu halten.

was verstehst du unter "nachfolgenden" Dokumenten?
Formatvorlagen werden in der Regel bereits in einer leeren Dokumentvorlage
(*.dot) oder auch einem Dokument (*.doc) erstellt, damit sie für
einzugebende Inhalte direkt verwendet werden können.
Ab welchem Zeitpunkt sollten deiner Meinung nach nicht verwendete
Formatvorlagen von Word wieder entfernt werden?

Gibt es eine einfache Möglichkeit, aus einem Dokument (das man z. B.
weitergeben möchte) alle Formatvorlagen zu entfernen, die in diesem
Dokument nicht verwendet werden?

Die integrierten Formatvorlagen (z.B. Kopfzeile, Fußzeile, Überschrift 1,
Fußnotentext etc.) können nicht entfernt werden.
Benutzerdefinierte Formatvorlagen können beispielsweise über "Extras |
Vorlagen und Add-Ins | Organisieren" gelöscht werden.

[Thomas Baero]

Hallo Frank,

Post by Frank Peters
Word (2003) hat offensichtlich die Angewohnheit, einmal für ein
bestimmtes Dokument angelegte Formatvorlagen auch für die nachfolgenden
Dokumente bereit zu halten.

Das Verhalten kann man Word abgewöhnen.

Post by Frank Peters
Gibt es eine einfache Möglichkeit, aus in einem Dokument (das man z. B.
weitergeben möchte) alle Formatvorlagen zu entfernen, die in diesem
Dokument nicht verwendet werden?

Diese Frage kann ich leider nicht direkt beantworten. Aber dafür habe
ich den einen oder anderen, weiteren Hinweis, der eventuell
interessant sein könnte:

Word kann man abgewöhnen, dass es ständig neue Formatvorlagen
definiert. Dies stellt man in den Optionen für Word ein: Extras -
Optionen - Bearbeiten - Formatierung mitverfolgen
Damit könntest Du eventuell bereits Dein Problem lösen, da nun keine
neuen Formatvorlagen durch MS Word erstellt werden.

Formatvorlagen löschen kannst Du hier: Extras - Vorlagen und Add-
Ins... - Organisieren

Eine Funktion, die nichtbenutzte Vorlagen identifziert und diese aus
dem Dokument löscht ist mir leider nicht bekannt. Mit VBA könnte man
das evtl. erledigen. Leider sind meine VBA Kentnisse nicht
ausreichend, um Dir hierfür eine Lösung zu präsentieren.

Grüße,
Thomas

[Dieter Stockert]

Post by Thomas Baero
Word kann man abgewöhnen, dass es ständig neue Formatvorlagen
definiert.

Word muß doch eine neue Formatvorlage generieren, wenn der Anwender
händisch irgendwo was ändert. Wie anders als mittels einer Formatvorlage
sollte sich das Programm die Formatierung sonst merken?

Nun war es früher so, daß diese händischen Formatierungen vor dem
Anwender 'versteckt' wurden: Man hat einen Absatz, der mit der
Formatvorlage Standard versehen war, markiert und meinetwegen Schrift
und Ränder verändert. Danach hat Word immer noch "Standard" als
Formatvorlage angezeigt, obwohl die Formatvorlage Standard ja nun
wirklich anders war als die neu zugewiesene Formatierung. Das nenne ich
Verarschung des Anwenders.

Inzwischen ist Word G... sei Dank in dieser Hinsicht etwas ehrlicher.
Wenn der Anwender durch händische Formatierung eine neue Formatvorlage
erzeugt, dann wird das auch angezeigt. Warum in aller Welt sollte man
Word wieder das vorherige irreführende Verhalten beibringen wollen?

[Thomas Baero]

Hallo Dieter,

entschuldige, dass ich erst jetzt auf Deine Nachricht reagier.
Vielleicht ist es auch schon zu spät.

Post by Dieter Stockert

Post by Thomas Baero
Word kann man abgewöhnen, dass es ständig neue Formatvorlagen
definiert.

Word muß doch eine neue Formatvorlage generieren, wenn der Anwender
händisch irgendwo was ändert. Wie anders als mittels einer Formatvorlage
sollte sich das Programm die Formatierung sonst merken?

Hm. Das sehe ich ein wenig anders. Für mich ist eine Formatierung
eines Bereichs nicht anderes als das Bennenen konkreter Eigenschaften
für die im Bereich enthaltenen Objekte. Daraus folgt, dass ich für
Formatierungen die einzelnen Attribute pro Objekt festlegen kann.
Soweit sind wir wahrscheinlich noch einer Meinung.

Eine Formatvorlage ist für mich - im Gegensatz zu einer Formatierung -
ein separates Objekt in einem Word Dokument. Dieses Objekt enthält
eine Menge von Attributen - z. B. zur Formatierung von Zeichen und/
oder Absätzen, Listen oder Tabellen.

Im Rahmen einer Vorlagenzuweisung für einen Bereich in einem Dokument
habe ich dann 2 Möglichkeiten:
1) ich formatiere "händisch" und vergeben so direkt die
Formateigenschaften für den Bereich.
2) ich verwende einen Verweis auf eine Formatvorlage, um die dort
definierte Menge an Formatierungseigenschaften dem Bereich zuzuweisen.

Beide Vorgehensweisen haben ihre Berechtigung und können, je nach
Kontext, sinnvoll eingesetzt werden.

Einen Unterschied zw. Formatierungen und Formatvorlagen sehe ich
jedoch weiterhin.

Grüße,
Thomas

[Dieter Stockert]

Für mich ist eine Formatierung eines Bereichs nicht anderes als das
Bennenen konkreter Eigenschaften für die im Bereich enthaltenen Objekte.
Daraus folgt, dass ich für Formatierungen die einzelnen Attribute pro
Objekt festlegen kann.

Das könnte sein, aber ich weiß natürlich nicht, wie Word das macht. Ich
ging bisher ohne großes Nachdenken davon aus, daß die Formatierung
folgendermaßen erfolgt: Ab der Stelle, wo ein Wort kursiv sein soll,
sitzt ein entsprechendes Steuerzeichen, und dann kommt wieder ein
Steuerzeichen, das auf 'normal' zurückschaltet (und entsprechend bei den
Absatzformaten). Jetzt wo Du's schreibst, fällt mir ein, daß hier ja
immer wieder geraten wird, bei Problemen im Dokument alles außer der
letzten Absatzmarke in ein neues Dokument zu kopieren, und daß Word -
jedenfalls früher - die Formatierung eines Absatzes 'vergessen' hat,
wenn man das Absatzsymbol gelöscht hat. Das würde ja darauf hinweisen,
daß dort Formatierungsinformationen untergebracht sind, was wiederum
eher Deine Annahme stützt.

Eine Formatvorlage ist für mich - im Gegensatz zu einer Formatierung - ein
separates Objekt in einem Word Dokument. Dieses Objekt enthält eine Menge
von Attributen - z. B. zur Formatierung von Zeichen und/ oder Absätzen,
Listen oder Tabellen.
[...]
Einen Unterschied zw. Formatierungen und Formatvorlagen sehe ich
jedoch weiterhin.

Das klingt für mich plausibel.

Gehen wir davon aus, daß dem auch tatsächlich so ist. Dann bleibt für
mich - trotzdem oder nur noch - noch die Frage, wie man so etwas am
geschicktesten oder einfachsten oder transparentesten für den Anwender
visualisiert.

[Thomas Baero]

Hallo Dieter,
[Diskussion über die Frage, wo Word 2003 seine
Formatierungsinformationen speichert und wie Formatierungen und
Formatvorlagen zusammenhängen.]

Anbei der Versuch einer Beschreibung über die Technik:

Ich habe mir noch mal das Objektmodell von Word näher angeschaut.

ActiveDocument.Paragraphs(k).Range.Characters.Item(m) ist ein Range-
Objekt. Darin sind alle Formatierungen für das m-te Zeichen im k-ten
Absatz gespeichert. Das Range-Objekt wiederum hat wirklich viele
Eigenschaften mit denen man das Aussehen des Zeichens beeinflussen
kann.

Die grundsätzliche Idee bleibt für mich bestehen: Wenn ich einfach nur
formatiere, dann setze ich händisch die Eigenschaften für das Zeichen.
Fettdruck, Kursiv, Farbe, etc.

Natürlich kann ich auch einen Bereich im Dokument markieren und dann
formatieren. Jedoch bewirkt dies dann nur, dass viele Character.Items
gleichzeitig händisch paramentriert werden.

Bei der Zuweisung einer Formatvorlage findet aber wahrscheinlich noch
folgender zusätzlicher Vorgang statt: Den Range-Objekten für jedes
betrachteten Zeichen wird eine Zeichenkette hinterlegt. Diese enthält
den Namen der jeweils aktuellen Formatvorlage. Ich nehme an, dass Word
automatisch auch noch die entsprechenden Zeichenformatierungen
einstellt.

Das wesentliche Merkmal ist jedoch die Vergabe dieser Zeichenkette.
Ich gehe davon aus, dass Word auf der Grundlage dieser Zeichenkette in
seinen ActiveDocument.Styles(m) Objekten nachschaut, um die von dort
die Formatierungen zu kopieren.

Und jetzt kommt der Clou: Über diesen String weiß also das einzelne
Zeichen, auf welcher Formatvorlage es basiert. Und wenn Du nun die
Format_vorlage_ änderst, dann kriegen das alle so formatierten Zeichen
mit.

Also hast Du nur einmal die Vorlage verändert. Aber alle Zeichen, die
auf dieser Vorlage basieren, folgen automatisch der neuen
Formatierung, die ja in der Formatvorlage abgespeicher wurde.

Das war jetzt ein technischer Erklärungsversuch. Den müsste jetzt
jemand mal (1) verifizieren und (2) didaktisch so aufbereiten, dass er
auch von Leuten verstanden wird, die sich nicht mit dem Objektmodell
von Word auseinander gesetzt haben.

Grüße,
Thomas